비서 그는 CEO의 내비게이터다
'커뮤니케이션 허브(Communication Hub)' '비즈니스 코디네이터(Business Coordinator)'. 이 말들은 전문비서를 가리키는 별칭이다. 최고경영자(CEO)의 능력이 기업의 성패를 좌우하는 만큼 이들을 보좌하는 비서의 역할과 기능도 중요하다는 뜻이다.
프랑스계 금융마케팅 컨설팅사인 리마크코리아 커티스 장 사장의 비서인 김희정씨는 건물 입구 데스크에서 신문을 챙겨오는 일로 하루를 시작한다. 회사 컴퓨터 서버의 데이터 저장용 테이프를 교환하고 간이조리실을 정리하고 나면 하루 일과 준비 완료. 물론 김씨의 가장 중요한 업무는 장 사장의 일정관리다. 사내 회의, 거래처와의 약속 등 여러 일정의 우선순위를 판단해 사장의 동선(動線)을 관리한다. 사장이 해외 출장을 갈 때면 ▶비자 발급 ▶항공권.호텔 예약 ▶현지 미팅 일정과 장소 ▶비즈니스와 관련된 자료 등을 챙긴다. 또 미국에서 30년 이상 거주한 장 사장이 국내 생활에 적응하도록 돕기도 한다. 이 회사에 2년8개월째 일하고 있는 김씨에 대해 장 사장은 "공사 구분이 명확하면서도 모든 일을 자기 일처럼 처리해주는 김씨가 있어 일에 집중할 수 있다"고 평가했다. 김씨는 "최종 의사 결정자를 가까이서 돕다 보면 자연스레 경영기법과 리더의 사고방식 등을 엿볼 수 있는 게 비서 직의 매력"이라고 말했다.
◆ 국제적 감각은 기본=외국계 기업은 물론 국내 기업들의 업무영역도 글로벌화됨에 따라 비서의 국제적인 감각은 기본 소양. 대학 2학년 때부터 영문학과 비서학을 복수 전공한 김씨는 재학 시절 정부의 통역업무를 도우며 글로벌 마인드와 영어실력을 닦았다.
로펌과 대기업 비서 직을 거쳐 현재 GM대우에서 외국인 임원을 보좌하는 박은주씨는 "상사의 업무 성향과 취향을 잘 파악해 말하지 않는 부분까지 가늠해 준비하는 센스가 중요하다"고 말했다. 외국계 의약품 유통업체 쥴릭파마코리아의 김희수씨는 "모든 결재 문건이 비서를 통해 사장에게 전달되는 만큼 회사의 업무를 두루 이해하고 있어야 CEO와 실무 부서 간의 다리 역할을 제대로 할 수 있다"고 말했다. 이화여대 비서학과 대학원생 설영선씨는 "회사의 기밀이나 상사의 사생활까지 알게 되는 경우가 많은 만큼 입도 무거워야 한다"고 설명했다. 경영자와 비서는 바늘과 실이기 때문이란다.
◆ 자격증을 따라=비서 직이 전문 영역으로 자리 잡으면서 비서를 양성하는 교육기관도 많이 생겼다. 이화여대.숙명여대 등 전국 7개 4년제 대학과 40여 개 2년제 대학에 비서 관련 학과를 운영하고 있다. 학교별로 교육과정은 조금씩 다르지만 주로 ▶한글과 영문 문서작성 ▶비즈니스 영어회화 ▶사무용 컴퓨터 프로그램 활용 ▶국제회의 및 비즈니스 매너 ▶직업윤리 등을 가르친다. 특히 서비스 정신이 몸에 배게 한다. 이대 비서학과 최애경 교수는 "최근에는 외모보다는 통.번역, 프레젠테이션 등 실무 교육을 제대로 받은 비서를 찾는 기업들이 늘고 있다"고 말했다. 그는 또 "경영자를 측근에서 보좌하는 일인 만큼 비서는 경영 일반에 대한 지식을 함께 쌓는 것이 바람직하다"고 덧붙였다. 비서학을 공부하지 않은 사람은 한국비서협회가 진행하는 교육과정을 수강하는 것도 한 방법이다. 한 달 안팎의 기간 동안 비서가 갖춰야 할 회의 및 일정관리 기법, 사무용 프로그램 활용법, 전화 응대 요령 등 실무 중심의 교육을 받을 수 있다. 대한상공회의소(license.korcham.net)가 대행하는 비서 국가공인자격증을 따 두는 것도 비전공자들의 취업에는 도움이 된다. 이 시험은 필기와 실기로 나눠져 있다. 필기시험은 비서실무.경영일반.사무영어.사무정보관리 등 4개 과목에 걸쳐 20문제씩 출제된다. 모든 과목에서 40점 이상 얻어야 하고 평균점수는 60점이 넘어야 합격할 수 있다. 또 컴퓨터 활용능력, 워드프로세서, 한글 속기 자격을 동시에 취득해야 자격증을 딸 수 있다. 시험은 매년 6월과 11월 두 차례 열린다. 장기적으로 자신의 활동영역을 해외로 넓히고 싶다면 세계비서협회(IAAP)가 주관하는 국제비서자격시험(CPS)을 준비할 필요가 있다. 매년 5월과 11월 두 번 시험이 있으며 우리나라에서는 경력개발 컨설팅업체인 비스코인터내셔널(www.secretarypro.com)이 시험을 대행한다.
출처 : 중앙일보
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